Przedsiębiorcy i biura rachunkowe, które działają w ich imieniu, powinni sprawdzić, czy ich oprogramowanie kadrowo-płacowe rejestruje dane, wymagane przez przepisy od 1 stycznia 2019 roku. A jeśli nie – jak najszybciej zaktualizować oprogramowanie. Zmiany pojawią się także w dokumentach przekazywanych do ZUS, dlatego zostanie dostosowany do nich również program Płatnik i e-Płatnik.
Od 1 stycznia 2019 roku okres przechowywania akt pracowniczych dla wszystkich nowozatrudnionych osób będzie wynosił 10 lat, od zakończenia obowiązywania umowy o pracę lub umowy-zlecenia. Wiąże się to z nowym zakresem danych, które pracodawcy będą przekazywać do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych – o wypłaconych pracownikowi (zleceniobiorcy) w danym miesiącu przychodach oraz okresach wykonywania pracy nauczycielskiej. Pracodawca będzie przesyłał te informacje w miesięcznym imiennym raporcie o przychodach ubezpieczonego: ZUS RPA.
Pracodawca może również skrócić do 10 lat okres przechowywania akt pracowniczych za osoby zatrudnione między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. W tym celu musi złożyć w ZUS oświadczenie (na druku ZUS OSW) oraz raporty informacyjne (ZUS RIA) za osoby zatrudnione w tym okresie. Dane z tych dokumentów ZUS zapisze na kontach ubezpieczonych. Posłużą do wyliczenia emerytury, renty lub nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego. Zmieni się także formularz wyrejestrowania z ubezpieczeń (ZUS ZWUA), gdzie pracodawca będzie dodawać szczegółowe informacje o rozwiązaniu umowy o pracę.
Więcej informacji na temat zakresu danych, jakie będą wykorzystywane w nowych raportach ZUS RIA i ZUS RPA, zmian w formularzach ZUS oraz informacji rocznej i miesięcznej dla ubezpieczonego można znaleźć na stronie www.zus.pl oraz www.e-akta.gov.pl.
Dotychczas w Polsce obowiązywał jeden z najdłuższych okresów przechowywania dokumentacji  kadrowo-płacowej, czyli 50 lat. Dla porównania pracodawcy w Finlandii przechowują akta przez 10 lat, a w Danii tylko przez 5 lat.

Małgorzata Korba
regionalny rzecznik ZUS
w województwie lubelskim